Chính phủ đã ban hành Nghị định số 30/2020/NĐ-CP về công tác văn thư (sau đây viết tắt là Nghị định 30). Nghị định này thay thế các Nghị định: số 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 về công tác văn thư và Nghị định số 09/2010/NĐ-CP ngày 08/02/2020 sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định số 110/2004/NĐ-CP. Ngoài ra, Nghị định 30 ra đời thì các Thông tư: số 01/2011/TT-BNV ngày 19/01/2011 của Bộ Nội vụ hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính, số 07/2012/TT-BNV ngày 22/11/2012 của Bộ Nội vụ hướng dẫn quản lý văn bản, lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan; 01/2019/TT-BNV ngày 24/01/2019 của Bộ Nội vụ quy định quy trình trao đổi, lưu trữ, xử lý tài liệu điện tử trong công tác văn thư, các chức năng cơ bản của Hệ thống quản lý tài liệu điện tử trong quá trình xử lý công việc của các cơ quan, tổ chức hết hiệu lực hoàn toàn. Cùng với đó, một số nội dung ở các văn bản quy phạm pháp luật khác của Thủ tướng Chính phủ, bộ, ngành có liên quan đến công tác văn thư cũng được điều chỉnh bởi Nghị định 30.

Đối với công tác soạn thảo, ban hành văn bản hành chính, so với các quy định của pháp luật trước đây thì Nghị định 30 có một số điểm mới như sau:

1. Về các loại văn bản hành chính

Nghị định 30 quy định có 29 loại văn bản hành chính gồm: Nghị quyết (cá biệt), quyết định (cá biệt), chỉ thị, quy chế, quy định, thông cáo, thông báo, hướng dẫn, chương trình, kế hoạch, phương án, đề án, dự án, báo cáo, biên bản, tờ trình, hợp đồng, công văn, công điện, bản ghi nhớ, bản thỏa thuận, giấy uỷ quyền, giấy mời, giấy giới thiệu, giấy nghỉ phép, phiếu gửi, phiếu chuyển, phiếu báo, thư công.

 Như vậy, so với Nghị định 09/2010/NĐ-CP thì Nghị định 30 bỏ 04 loại văn bản là: Bản cam kết; Giấy đi đường; Giấy chứng nhận; Giấy biên nhận hồ sơ và bổ sung 01 loại văn bản là Phiếu báo.

2. Về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính

Trước khi có Nghị định 30, thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính được thực hiện theo quy định tại Nghị định số 110/2004/NĐ-CP, Nghị định 09/2010/NĐ-CP và hướng dẫn tại Thông tư số 01/2011/TT-BNV và Thông tư số 01/2019/TT-BNV. So với quy định, hướng dẫn của các văn bản trên, quy định về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chỉnh của Nghị định 30 có những điểm mới sau:

2.1. Đối với tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản

So với hướng dẫn của Thông tư 01/2011/TT-BNV, Nghị định 30 quy định cụ thể hơn về tên cơ quan, tổ chức chủ quản trực tiếp ở địa phương, đó là: “Tên cơ quan, tổ chức chủ quản trực tiếp ở địa phương có thêm tên tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương hoặc huyện, quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh, thành phố thuộc thành phố trực thuộc trung ương hoặc xã, phường, thị trấn nơi cơ quan, tổ chức ban hành văn bản đóng trụ sở”.

2.2. Đối với cỡ chữ của tên loại văn bản

Trước đây, theo Thông tư 01/2011/TT-BNV, tên loại văn bản hành chính chỉ được thực hiện bởi duy nhất 01 cỡ chữ là 14. Nay, Nghị định 30 quy định việc trình bày tên loại văn bản hành chính có thể là cỡ chữ 13 hoặc 14.

2.3. Đối với phần nội dung văn bản

- Trước đây, Thông tư 01/2011/TT-BNV hướng dẫn cụ thể yêu cầu về ngôn ngữ, dùng từ, hành văn… trong văn bản hành chính, đó là: Phù hợp với hình thức văn bản được sử dụng; phù hợp với đường lối, chủ trương, chính sách của Đảng; phù hợp với quy định của pháp luật; trình bày ngắn gọn, rõ ràng, chính xác; sử dụng ngôn ngữ viết, cách diễn đạt đơn giản, dễ hiểu; dùng từ ngữ tiếng Việt Nam phổ thông; chỉ được viết tắt những từ, cụm từ thông dụng, những từ thuộc ngôn ngữ tiếng Việt dễ hiểu… đồng thời hướng dẫn rõ bố cục của từng loại văn bản hành chính và “phần lời văn trong một văn bản phải dùng cùng một cỡ chữ”. Do Nghị định của Chính phủ không quy định những vấn đề mang tính chi tiết về nghiệp vụ nên Nghị định 30 không quy định cụ thể những vấn đề trên. Tuy vậy, khi soạn thảo văn bản, các cán bộ, công chức vẫn cần phải xác định bố cục phù hợp; sử dụng ngôn ngữ, văn phong hành chính; sử dụng thống nhất một cỡ chữ trong phần lời văn của một văn bản để đảm bảo tính chặt chẽ, trang trọng, khuôn mẫu của văn bản hành chính.

- Đối với việc trình bày căn cứ ban hành văn bản hành chính, Thông tư 01/2011/TT-BNV hướng dẫn là chữ in thường, kiểu chữ đứng; căn cứ cuối cùng kết thúc bằng dấu “phẩy”, Nghị định 30 quy định là chữ in thường, kiểu chữ nghiêng; căn cứ cuối cùng kết thúc bằng dấu “chấm”.

- Nghị định 30 có quy định thể thức và kỹ thuật trình bày đối với “tiểu mục” mà trước đây không có văn bản nào quy định, hướng dẫn, cụ thể là: “Tiểu mục và số thứ tự của tiểu mục được trình bày trên một dòng riêng, canh giữa, bằng chữ in thường, cỡ chữ 13 đến 14, kiểu chữ đứng, đậm”.

2.4. Về vị trí đánh số trang của văn bản hành chính

- Thông tư 01/2011/TT-BNV hướng dẫn đánh tại góc phải ở cuối trang giấy, Nghị định 30 quy định đánh số trang văn bản: được đặt canh giữa theo chiều ngang trong phần lề trên của văn bảnvà cũng không hiển thị số trang thứ nhất.

- Số trang của Phụ lục được đánh số riêng theo từng Phụ lục.

2.5. Về chữ ký số của cơ quan, tổ chức

Trước đây, theo Thông tư 01/2019/TT-BNV thì hình ảnh, thông tin chữ ký số của cơ quan, tổ chức ở văn bản chính, văn bản kèm theo không cùng tệp tin với văn bản điện tử và ở văn bản số hóa là giống nhau, đều là: “Hình ảnh: Dấu của cơ quan, tổ chức số hóa văn bản, màu đỏ, kích thước bằng kích thước thực tế của dấu, định dạng Portable Network Graphics (.png). Thông tin: Tên cơ quan, tổ chức, thời gian ký (ngày, tháng, năm; giờ, phút, giây; múi giờ Việt Nam theo Tiêu chuẩn ISO 8601)”. Nay, theo quy định của Nghị định 30 thì  hình ảnh, thông tin chữ ký số của cơ quan, tổ chức ở các vị trí nêu trên là khác nhau, cụ thể là:

- Ở văn bản chính, chữ ký số của cơ quan, tổ chức “là hình ảnh dấu của cơ quan, tổ chức ban hành văn bản trên văn bản, màu đỏ, kích thước bằng kích thước thực tế của dấu, định dạng (.png) nền trong suốt, trùm lên khoảng 1/3 hình ảnh chữ ký số của người có thẩm quyền về bên trái”.

- Trường hợp Văn bản (Phụ lục) kèm theo cùng tệp tin với nội dung văn bản điện tử, Văn thư cơ quan chỉ thực hiện ký số văn bản và không thực hiện ký số lên văn bản (Phụ lục) kèm theo.

- Trường hợp văn bản (Phụ lục) kèm theo không cùng tệp tin với văn bản điện tử, Văn thư cơ quan thực hiện ký số của cơ quan trên từng tệp tin kèm theo.

Vị trí: Góc trên bên phải, trang đầu của mỗi tệp tin.

“­Hình ảnh: Không hiển thị. Thông tin: Số và ký hiệu văn bản; thời gian ký (ngày tháng năm; giờ phút giây; múi giờ Việt Nam theo tiêu chuẩn ISO 8601) được trình bày bằng phông chữ Times New Roman, chữ in thường, kiểu chữ đứng, cỡ chữ 10, màu đen”

- Ở văn bản số hóa: “­Hình ảnh: Không hiển thị. Thông tin: Hình thức sao, tên cơ quan, tổ chức sao văn bản,  thời gian ký (ngày tháng năm; giờ phút giây; múi giờ Việt Nam theo tiêu chuẩn ISO 8601) được trình bày bằng phông chữ Times New Roman, chữ in thường, kiểu chữ đứng, cỡ chữ 10, màu đen.”

2.6. Đối với nơi nhận văn bản

Theo hướng dẫn của Thông tư số 01/2011/TT-BNV thì chỉ có Công văn là loại văn bản phải có nơi nhận ở phần thứ nhất (gồm từ “Kính gửi” và tên các cơ quan, tổ chức, cá nhân trực tiếp giải quyết công việc) và Tờ trình có thể có nơi nhận ở phần thứ nhất. Nghị định 30 quy định 03 loại văn bản phải có nơi nhận ở phần thứ nhất là: Tờ trình, Báo cáo (gửi cơ quan cấp trên) và Công văn.

2.6. Về thông tin chỉ dẫn kèm theo văn bản trên mỗi Phụ lục được ban hành

 Trước đây, không có văn bản nào quy định cụ thể việc trình bày thông tin chỉ dẫn kèm theo văn bản trên mỗi Phụ lục được ban hành mà chỉ được thể hiện ở mẫu 1.3 của Thông tư số 01/2011/TT-BNV. Nay, Nghị định 30 quy định cụ thể việc trình bày thành phần này, bao gồm: Số, ký hiệu văn bản, thời gian ban hành văn bản và tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản; canh giữa phía dưới tên của Phụ lục, chữ in thường, cỡ chữ 13 đến 14, kiểu chữ nghiêng, cùng phông chữ với nội dung văn bản, màu đen. Thông tin chỉ dẫn kèm theo văn bản trên mỗi Phụ lục (Kèm theo văn bản số…/…-… ngày … tháng… năm…) được ghi đầy đủ đối với văn bản giấy; đối với văn bản điện tử, không phải điền thông tin tại các vị trí này.

3. Các quy định liên quan đến trách nhiệm đối với văn bản được soạn thảo và ký ban hành văn bản

3.1. Về trách nhiệm của cá nhân được giao nhiệm vụ soạn thảo văn bản

Trước đây không có văn bản nào quy định cụ thể về trách trách nhiệm của cá nhân được giao nhiệm vụ soạn thảo văn bản. Nay, Nghị định 30 quy định: “Cá nhân được giao nhiệm vụ soạn thảo văn bản chịu trách nhiệm trước người đứng đầu đơn vị và trước pháp luật về bản thảo văn bản trong phạm vi, chức trách nhiệm vụ được giao”. Như vậy, Nghị định 30 đã quy định cụ thể, rõ ràng về trách nhiệm của cá nhân được giao nhiệm vụ soạn thảo văn bản nhằm nâng cao ý thức, trách nhiệm, của người soạn thảo văn bản.

3.2. Về trách nhiệm kiểm tra thể thức, kỹ thuật trình bày văn bản trước khi ký ban hành

Nghị định 09 quy định rõ trách nhiệm trên thuộc về: Chánh Văn phòng; Trưởng Phòng Hành chính ở những cơ quan, tổ chức không có Văn phòng; người được giao trách nhiệm giúp người đứng đầu cơ quan tổ chức quản lý công tác văn thư ở những cơ quan, tổ chức khác. Nghị định 30 quy định trách nhiệm trên là của: “Người được giao trách nhiệm kiểm tra thể thức, kỹ thuật trình bày văn bản”.

3.3. Việc ký ban hành văn bản

- Về thẩm quyền ký văn bản ở các cơ quan làm  việc theo chế độ tập thể.

Trước đây, Nghị định 110/2004/NĐ-CP quy định:“Ở cơ quan, tổ chức làm việc chế độ tập thể

a) Đối với những vấn đề quan trọng của cơ quan, tổ chức mà theo quy định của pháp luật hoặc theo điều lệ của tổ chức, phải được thảo luận tập thể và quyết định theo đa số, việc ký văn bản được quy định như sau:
Người đứng đầu cơ quan, tổ chức thay mặt (TM.) tập thể lãnh đạo ký các văn bản của cơ quan, tổ chức; Cấp phó của người đứng đầu và các thành viên giữ chức vụ lãnh đạo khác được thay mặt tập thể, ký thay người đứng đầu cơ quan, tổ chức những văn bản theo uỷ quyền của người đứng đầu và những văn bản thuộc các lĩnh vực được phân công phụ trách.

b) Việc ký văn bản về những vấn đề khác được thực hiện như quy định tại khoản 1 của Điều này (như cơ quan làm việc theo chế độ thủ trưởng)”. Do vậy, văn bản hành chính của các cơ quan làm việc theo chế độ thập thể vừa có văn bản được ký theo thẩm quyền chung (có TM.), vừa có văn bản được ký theo thẩm quyền riêng (không có TM.).     

Nay, Khoản 2, Điều 13 Nghị định 30 chỉ quy định là: “Ở cơ quan, tổ chức làm việc theo chế độ tập thể, người đứng đầu cơ quan, tổ chức thay mặt tập thể lãnh đạo ký các văn bản của cơ quan, tổ chức. Cấp phó của người đứng đầu cơ quan, tổ chức được thay mặt tập thể, ký thay người đứng đầu cơ quan, tổ chức những văn bản theo ủy quyền của người đứng đầu và những văn bản thuộc lĩnh vực phân công phụ trách”. Theo quy định này thì tất cả văn bản của các cơ quan làm việc theo chế độ tập thể ở thể thức đề ký đều phải ký thay mặt (TM.).

- Về thẩm quyền ký thừa lệnh

Trước đây, không có văn bản nào quy định người được ký thừa lệnh có được giao lại cho cấp phó ký thay hay không. Nay, Khoản 4, Điều 13 Nghị định 30 quy định: “Người được ký thừa lệnh được giao lại cho cấp phó ký thay” (việc ký thừa lệnh phải được quy định cụ thể trong quy chế làm việc hoặc quy chế công tác VTLT)

- Về trách nhiệm đối với văn bản đã được ký ban hành

Trước đây, không có văn bản nào quy định cụ thể trách nhiệm đối với văn bản đã được ký ban hành. Nay Khoản 5, Điều 13 Nghị định 30 quy định: “Người ký văn bản phải chịu trách nhiệm trước pháp luật về văn bản do mình ký ban hành. Người đứng đầu cơ quan, tổ chức phải chịu trách nhiệm trước pháp luật về toàn bộ văn bản do cơ quan, tổ chức ban hành”.

- Về bút để ký văn bản giấy: Nghị định 110 quy định bút dùng để ký văn bản giấy là:”Không dùng bút chì; không dùng mực đỏ hoặc các thứ mực dễ phai”. Nghị định 30 quy định đối với văn bản giấy khi ký phải: “Dùng bút có mực màu xanh, không dùng các loại mực dễ phai”.